TUTKIMUSALUEEN KUVAUS

Seppo Törmä ja Esko Nuutila
Tekstiverkkojen tutkimusryhmä, Teknillinen korkeakoulu
seppo.torma@tkk.fi, esko.nuutila@tkk.fi

Ongelma: Huonot kokoukset

Kokoukset ovat tärkeitä. Niissä luodaan organisaatioiden toiminnan kannalta olennaisia suunnitelmia, tehdään päätöksiä, ratkotaan ongelmia, kehitetään prosesseja ja tietojärjestelmiä, jne. Kokoukset ovat usein ainoita keinoja käsitellä organisaation vaikeita haasteita. Monet näistä ovat tarkkoja määrittelyjä, ratkaisukriteerjä ja mittareita kaihtavia, erilaatuisia sosiaalisia tai poliittisia jännitteitä sisältäviä ongelmakokonaisuuksia, ns. ilkeitä ongelmia (wicked problems). Parhaimmillaan kokouksissa voidaan organisaation yhteinen kognitiivinen kapasiteetti suunnata jaetun ymmärryksen ja jaettujen sitoumusten luomiseen tällaisten ongelmien ratkaisemiseksi.

Kokoukset kuitenkin toimivat usein huonosti: ne jumiutuvat, etenevät hajanaisesti tai ajelehtivat ilman selkeää kohdetta. Osanottajat turhautuvat ja kokevat tilaisuuden ajanhukaksi. Lisäksi kokouksiin kuluu, etenkin johtamis- ja asiantuntijatyössä, paljon resursseja - joidenkin tutkimusten mukaan jopa yli 50% työajasta. Yksittäisellä työntekijällä saattaa siis kokouksissa istumiseen kulua enemmän työaikaa kuin mitä hän pystyy käyttämään kokousten valmistelu- ja seurantatyöhön. Paitsi kalliin työajan tuhlausta, huonot kokoukset ovat työn edistymisen, lopputulosten laadun ja organisaation ilmapiirin kannalta vahingollisia.

Tämä ongelma on pahenemassa: sekä kokousten määrä että niiden monimutkaisuus ovat kasvamassa. Globalisaation, toiminnan ulkoistamisen ja verkostoituneiden toimintatapojen myötä kokouksien sosiaalisesta monimuotoisuudesta johtuva sirpaloituneisuus (osanottajien erilainen tausta, tavoitteet, osaamisalueet, kulttuuri, kielet ja arvot) ja teknisestä monimutkaisuudesta johtuva erikoistuminen tulevat lisäämään sekä kokousten tarvetta että niiden ongelmallisuutta tulevaisuudessa.

Kokousten ongelmat eivät luonnollisestikin ole uusia. Kokoustoimintaa on aikojen kuluessa yritetty tehostaa ja kehittää monin eri tavoin. Huonosti toimivat kokoukset ovat silti nykyäänkin ennemminkin normi kuin poikkeus.

Ratkaisu: Dialogi- ja käsitekartat jaetulla näytöllä

Viime vuosina videotykit ovat alkaneet yleistyä kokoushuoneiden varustuksen osana, erityisesti kalvoesitysten pitämisen helpottamiseksi. Tätä tarjolla olevaa varustusta voidaan kuitenkin käyttää myös yhteisen, kaikille näkyvän kartan rakentamiseen käsitellystä aiheesta. Kartta tarkoittaa tässä mitä tahansa yhtenäistä kokonaisesitystä kohdealueen niistä stabiileista piirteistä, jotka ovat suoritettavan tehtävän kannalta hyödyllisistä. (Esimerkkinä ovat maantieteelliset kartat, jotka kuvaavat pysyviä ja tunnistettavia maastonpiirteitä tarkoissa maantieteellisissä suhteissa toisiinsa ja joita voidaan käyttää paikannnus- tai suunnistustehtävien suorittamiseen.)

Keskustelun kuluessa yksi läsnäolijoista rakentaa karttaa puheenvuorojen pohjalta siten, että olennaiset piirteet esitetyistä asioista ja niiden kytkennöistä tulevat kaikille näkyviksi. Kartan rakentaja voi olla joku kokouksen osanottajista tai erityinen fasilitaattori, joka on sujuvampi esitystavan ja työkalun käyttämisessä.

Mikä tahansa esitystapa ei ole hyödyllinen ongelmanratkaisussa. Kokouksissa käytävän keskustelun esittämiseen soveltuvien karttatekniikoilta toivottavia ominaisuuksia ovat:

• Ymmärrettävyys ja opittavuus: Kaikkien kokoukseen osallistujien pitäisi lyhyen esittelyn jälkeen pystyä ymmärtämään mitä kartta sanoo ja oppia sen keskeiset rakenteet ilman erillisiä kursseja.
• Keskustelun substanssin esiintuominen: Esitystapa tuo ongelman ratkaisemisen kannalta olennaiset elementit (esim. käsitteet, suhteet, kysymykset, väitteet, perustelut) näkyviksi ja karsii häiritseviä elementtejä (kuka sanoi mitä, miten joku reagoi,...). Kukin elementti esitetään yhteen kertaan ja viittaukset siihen ovat selvästi nähtävissä.
• Keskustelun ohjaaminen: Esitystapa antaa tarjoumia (affordances) siitä, mihin suuntiin voidaan edetä ja viitteitä siitä, mitkä osa-alueet ovat vielä keskeneräisesiä.
• Selkeä semantiikka: Itse esitystapa ei luo ylimääräistä epämääräisyyttä, epäselvyyttä tai moniselitteisyyttä esitettyyn sisältöön.
• Sisällön kehitettävyys: Esitetystapa sallii käsiteltyjen asioiden helpon muokkaamisen, tarkentamisen, kommentoinnin ja kyseenalaistamisen. Se antaa mahdollisuuden asian käsittelyn laajenemiselle sisällön kannalta mielenkiintoisiin tai olennaisiin suuntiin. Tekstikaavioissa kehitetävyys edellyttää useimmiten tietoteknistä tukea - ohjelmistoa, jolla esitystä voidaan muokata. Kovin monimutkaisia eritysrakenteita sisältävissä esitystavoissa (esim. UML) kehitettävyys on usein rajoittunutta. Esitystavat, joissa sisällöllisesti sama asia voi esiintyä hieman eri muodoissa useassa eri paikassa (esim. suora teksti) ovat kehitettävyyden suhteen myös hankalia.

On syytä huomata, että monet kokouksissa nykyään käytetyistä ulkoistustekniikoista (esim. suorasanainen teksti, ad hoc -kaaviot, UML-kaaviot, pöytäkirjan rakentaminen PowerPointilla) eivät pärjää näiden kriteerien suhteen kovinkaan hyvin. Joistain yleisestä tekniikoista kuten seinälapuista ja mind mapeista voi oikein käytettynä olla hyötyä.

On kuitenkin olemassa uudempia karttatekniikoita, joiden ominaisuudet ovat mainittujen kriteerien valossa parempia:

1. Dialogikartat (Dialogue Maps): Kartta rakentuu keskustelussa esitetyistä kysymyksistä, vastauksista (ideoista) sekä argumenteista puolesta ja vastaan. Niiden avulla keskustelussa esiin tulevat näkemyserot voidaan tehdä näkyviksi ja asteittain käsitellä niitä. Jaetun ymmärryksen luominen erilaisista näkemyksistä sekä näiden perusteluista ja suhteista on näin mahdollista.

   

   Dialogikarttojen rakentamiseksi on olemassa vapaasti saatava työkalu Compendium ja Jeff Conklin on 2006 julkaissut aiheesta kirjan Dialogue Mapping: Building Shared Understanding of Wicked Problems. Dialogikarttojen soveltamisesta kokoustoiminnassa on esim. CogNexus Institute:lla kokemusta vuodesta 1992.

2. Käsitekartat (Concept Maps): Käsitekartat rakentuvat käsitteistä ja näiden välisistä käsitteellisistä suhteista. Karttojen avulla voidaan selventää epäselvien tai epämääräisten termien merkityksiä. Ne soveltuvat myös laajojen tai monimutkaisten kokonaisuuksien (tuote, suunnitelma, prosessi, systeemi) jäsentämiseen: mitä elementtejä siihen kuuluu ja missä suhteissa ne ovat toisiinsa.

   

   Käsitekarttojen rakentamiseksi on olemassa vapaasti saatava työkalu CmapTool. Menetelmää perusteita on kuvattu Joseph Novakin ja Alberto Canasin sivustolla The Theory Underlying Concept Maps and How to Construct Them.

Hyödyt: Karttojen vaikutukset ongelmanratkaisuun kokouksissa

Karttojen yleiset kognitiiviset hyödyt

Sekä dialogikartat että käsitekartat ovat tekstikaavioita, joita voidaan käyttää kognitiivisen kartan luomiseen käsiteltävästä ongelmasta tai aihealueesta. Tällaisia karttoja käyttämällä voidaan korjata eräitä puutteita ja vääristymiä, joita ihmisen suorittamassa ongelmanratkaisussa luonnostaan esiintyy. Esimerkiksi:

• Muistirajoitukset: Lyhytkestoisen muistin rajoituksia (7 ± 2 asiaa) voidaan välttää ulkoistamalla ongelmanratkaisun vaiheita ja elementtejä kartaksi. Pitkäkestoisen muistin toimintaa kartta auttaa esittämällä tiiviissä muodossa edellisen työskentelykerran tulokset.
• Huomion valikoiva suuntautuminen: Ongelmanratkaisutilanteissa ihmiset kiinnittävät ongelman ratkaiseminsen kannalta olennaisten seikkojen sijasta huomiota seikkoihin, jotka ovat emotionaalisesti tai psykologisesti mielenkiintoisia (misdirected focus, selectivity). Oikeanlaiset karttatekniikat vähentävät tätä ongelmaa tuomalla etualalle ne seikat, jotka ovat ongelmanratkaisun kannalta olennaisia.
• Helposti mieleen tulevan tiedon merkityksen korostuminen : Ongelmanratkaisutilanteissa ihmiset kiinnittävät liikaa huomita tietoon, joka tulee helposti mieleen. Kartan avulla voidaan tehdä ongelman eri osiin liittyvä tieto tasapuolisesti saatavaksi.
• Valikoiva perustelujen hyväksyminen: Ongelmanratkaisutilanteissa ihmisillä on taipumus korostaa valittuja lähestymistapoja tukevia perusteluja (confirmation bias) ja sivuuttaa kumoavat perustelut. Kartan avulla kaikki perustelut voidaan esittää ja niitä voidaan tarkastella rinnakkain.
• Hypoteesien sitkeys: Ihmiset pitäytyvät omaksumissaan ratkaisuissa vaikka niitä kumoavaa tietoa olisi paljonkin (hypothesis persistence). Kartalle sijoitettuna tällaista tietoa ei kuitenkaan voi yhtä helposti sivuuttaa.

Karttojen hyödyt kokoustoiminnassa

Sekä dialogikarttoja että käsitekarttoja voidaan käyttää kokousten fokusoimiseen ja vaikeiden asiakokonaisuuksien käsittelemiseen kokouksissa. Kartan rakentamisella saavutetaan seuraavia hyötyjä:

• Yhdessä tuottamista juttelemisen sijasta. Kokouksien rooli muuttuu yhteisen esityksen tuottamiseksi sen sijaan, että ne miellettäisiin vain kommunikaatiotilaisuuksiksi. Tämä muuttaa kokousten luonnetta konstruktiivisen yhteistoiminnan suuntaan ja lisää osanottajien aktiivisuutta.
• Keskustelun fokuksen säilyminen. Kaikkien näkemä kartta kokouksen aiheesta pitää keskustelun fokusoituna itse asiaan, mutta sallii toisaalta vapaan liikkumisen aihealueen eri puolilla. (Toisaalta hypyt uusiin aiheisiin eivät myöskään ole mahdottomia, mutta kartta kuitenkin vähentää niitä tekemällä niiden luonteen näkyväksi.)
• Käsittelyn ja sitoutumisen eriytyminen. Kun erilaisia asioita voidaan laittaa kartalle, osanottajat kokevat, että jonkin asian käsittely ei tarkoita samaa kuin sitoutuminen kyseiseen asiaan. Näin he eivät yhtä paljon vastusta omista intresseistään kauempana olevien asioiden tai vaihtoehtojen käsittelyä.
• Toiston väheneminen. Eräs vaikeiden kokousten ongelma on se, että osanottajat toistavat samoja kantoja uudelleen ja uudelleen koska kokevat, että heitä ei ole kuultu. Kantojen tai kontribuutioiden kirjaaminen yhteiseen malliin poistaa täallsen toistelemisen tarpeen ja mielekkyyden.
• Asioiden henkilöitymisen väheneminen. Kartalle laitetun asian yhteys sen esittäjään heikkenee ja siten asioiden henkilöitymistä voidaan vähentää. Asioita voidaan helpommin katsella asioina ja kun muut alkavat täydentää tai tarkentaa niitä, ne lakkaavat nopeasti olemasta yhden henkilön omaisuutta ja niistä tulee yhteisiä ajatuksia.
• Yhdessä rakennettu "pöytäkirja".. Kokouksen tuloksena on edelleen kehitettävässä ja käsiteltävässä muodossa oleva pöytäkirja, jota ei erikseen tarvitse enää kirjoittaa ja tarkastaa. Pöytäkirja on lisäksi muodossa, josta käsitellyt asiat ja niiden suhteet paljastuvat tiiviissä muodossa, mikä helpottaa samaan asiaan palaamista seuraavassa kokouksessa.